A belső kommunikációnak egyre nagyobb jelentősége van a nagyvállalatok életében, hiszen az információáramlás révén fontos szerepet játszik a hatékony működésben, ezenfelül növeli az elkötelezettséget, támogatja a HR-t, építi a közösséget. Ezt felismerve alakult meg a Magyar PR Szövetség (MPRSZ) Belső Kommunikációs Tagozata. Az új tagozat létrejötte kapcsán a MPRSZ a Drinks&Links networking rendezvénysorozat keretében kerekasztalbeszélgetést rendezett, amelyen Barathi Tamás, a Blue Colibri CEO-ja, Mészégető Marcsi, a Magyar Telekom belső kommunikációs szakértője, Panulin Ildikó, a Szerencsejáték Zrt. vállalati kommunikációs főosztályvezetője és Róka Eszter, a MOL Magyarország PR szakértője vett részt.
A belső kommunikáció helye
Már az is érdekes kérdés, hogy hol van a belső kommunikáció helye, ugyanis mivel több területhez is kapcsolódik, ez nem feltétlenül egyértelmű egy vállalaton belül. Így részben az határozza meg pozícióját, hogy hol látják hangsúlyosabbnak a feladatait, illetve hogyan épül fel a vállalati struktúra, eleve milyen területekre irányít több figyelmet.
Jellemzően sehol és mindenhol ott van, 6 évvel ezelőtt még a vállalatok 90-95 százalékánál a HR-nek dobták oda a belső kommunikációt, de azóta már tisztul a kép, most inkább a külső és belső kommunikációért is felelős részlegen, máshol a marketingen dolgoznak a kollégák, de arra is van példa, hogy a vezérigazgatósághoz kötődik ez a csoport
– osztotta meg tapasztalatait Barathi Tamás, aki a belső kommunikációs folyamatok fejlesztésével foglalkozó Blue Colibrin keresztül 150 vállalat ilyen feladataira lát rá, a cég összesen 120 ezer munkavállaló mindennapjait segíti. A szakember emellett a Connect szakmai közösség és konferencia főszervezője, amelynek célja összekapcsolni a HR, a marketing és a kommunikációs terület szakembereit.
A válaszokból kiderült, hogy továbbra is erős kapcsolata van a HR-rel egy belső kommunikátornak, hiszen számos olyan információt kap tőlük, amely közvetlenül a kollégákat érinti, illetve ők maguk is tudnak javasolni a HR számára olyan megoldásokat, amelyek javítják a munkahelyi jólétet.
régi eszközök újragondolva
Panulin Ildikó moderátor vetette fel, hogy a fali plakátokról azt gondolnánk, már elavult eszközök, de még mindig jelentős szerepet töltenek be a vállalati belső kommunikációban. A kerekasztal résztvevőinek tapasztalatai szerint továbbra is szükség van a funkciójára, csak már átvette azt a digital screen ott, ahol erre van keret. A vidéki telephelyeken ugyanakkor még a nyomtatott plakátok jellemzőek.
Én mindenkit arra szoktam ösztönözni, hogy úgy gondoljon a plakátra is, mint egy forgalomterelő felületre. Tehát a plakáton csak felhívom a figyelmet egy új információra, amit aztán egy QR-kód keresztül részletesen megosztok. A screen előtt sem fog senki ácsorogni, és megvárni, hogy lefusson öt hír, hanem egy forgalomterelő teaserre van csak ideje. Erre biztatnám azokat is, akik még hírlevelet küldenek, hogy abban sem kell minden információt beleönteni, hanem csak azokat a címszavakat, amelyeken keresztül el lehet jutni a fő felületre
– összegezte gondolatait a hagyományos eszközök átalakulásáról Barathi Tamás.
Mészégető Marcsi – aki egyben a Magenta Podcast műsorvezetője, illetve a Hello Szülő főszerkesztője – ehhez hozzáfűzte a hírlevelekkel kapcsolatos tapasztalatait:
Nekem nagy kedvencem, mert amikor átvettem a pozícióm, akkor az volt a kérés felém, hogy tegyem népszerűbbé, nyissák meg többen. Azt találtam ki, hogy minden hírlevél elején legyen egy gondolat – hol magvasabb, hol viccesebb, hol informálisabb. Ez elképesztően megnövelte a hírlevélek megnyitási arányszámát, és megugrott az adott cikkek megtekintése is. Ezek a régi eszközök még mindig hasznosak, csak már más a funkciójuk.
Elérni a végeket
Valóban felmerül a kérdés, hogy szükség van-e plakátra vagy hírlevélre akkor, amikor már push notification-t is lehet küldeni a legfontosabb hírekről a céges applikáción keresztül, vagy e-mailben értesíteni a munkavállalókat egy új hírről az intraneten.
Fontos azonban, hogy ehhez eszközre is van szükség, nálunk minden, tehát kék- és fehérgalléros kollégának is van céges mobiltelefonja, így valóban mindenkit el tudunk érni, és mindenki egyenlő feltételekkel indul. De számos helyen a fizikai munkavállalók nem kapnak eszközöket, a végeken, az irodán kívül dolgoznak, így a perifériára szorulnak a kommunikáció szempontjából
– számolt be a belső kommunikáció egyik lényeges problémájáról Mészégető Marcsi.
Habár az applikációkat privát telefonra is lehet telepíteni, a belső kommunikációs eszközök desktop verziója népszerűbb. Felmerülhet a kérdés: milyen csatornán kommunikáljunk a munkavállalókkal?
Úgy látjuk, hogy szükség van egy főcsatornára, ami azután több eszközben, formában jelenik meg, mert eltérőek a felhasználói igények és különböző módokon tudjuk elérni, megszólítani az embereket. Mindig azt mondom, a piszoár fölé lenne célszerű kihelyezni a fontos információkat, ott biztosan elolvassák
– mondta nevetve Barathi Tamás. A többi résztvevő még a kávéfőző és a mikró melletti felületeket hozták szóba a tudnivalók átadására.
A belső kommunikációs felületnek az is feladata, hogy egyfajta startlap legyen, ahonnan mindenféle funkciót el lehet érni, akár az ebédrendeléstől kezdve a különböző munkaügyi dokumentumokig vagy az on-boarding tartalmakig, és ezek megjelenhetnek linkgyűjteményként, de már integrált felületként is. Az intranet címlapja pedig sok esetben ugyanúgy néz ki, mint egy online magazin címlapja, amin címlapszerkesztést is lehet végezni fontossági vagy népszerűségi sorrend alapján.
Mi érdekli a munkavállalókat?
A Blue Kolibri többször is felmérte az igényeket, és Barath Tamás szerint szinte mindig a TOP3 téma egyike volt az ebéddel kapcsolatos tartalom, hogy mi a menü, ha van étkezde, honnan lehet rendelni, milyen közeli éttermek vannak, stb. A másik népszerű témakör egyfajta vállalati pletykarovat, a kollégák mindig szeretnének egy kicsit többet tudni a többiekről, kik az új belépők, lehet-e róluk valahol olvasni. A harmadik témakör pedig a vezetőké, azaz hogy kikből áll a főnökség.
Külön megkérdeztük, hogy ez miért fontos, mire sokan olyasmit fogalmaztak meg, nem szeretnének véletlenül egy családi napon rossz ember mellé keveredni.
Ez önmagában is utal arra, miért van szükség a belső kommunikációra egy cégnél.
Róka Eszter arra is felhívta a figyelmet, hogy a corporate tartalmaknak és a szórakoztató funkcióknak egyensúlyban kell lenniük, illetve a belső kommunikációs felületre valóban egy online hírportálként kell tekinteni, ahol vonzó és tájékoztató jellegű tartalmak is vannak. Például számukra kiderült, hogy az időjárás érdekli a kollégákat, így azt is meg fogják jeleníteni.
Vállalati influenszerek
Panulin Ildikó vetette fel a vállalati influenszerek témakörét. Ők olyan vállalati nagykövetek, akikre lehet építeni a belső kommunikációban, hiszen egy népszerű személyiségen keresztül könnyebben átadhatóak bizonyos tartalmak.
Mi abszolút kontentként tekintünk a kollégáinkra, és azok a legnépszerűbb rovataink, ahol a munkatársaink jelennek meg (mint a Különleges Munkakör vagy az Out of Office), amelyben bemutatják egy-egy hobbijukat. Kifelé is influenszerként kell gondolnunk mind a 11 ezer munkavállalóra, a vesszőparipám, hogy minden külső kommunikációnak legyen belső kommunikációs lába. Tehát ez 11 ezer családot jelent, illetve ismerősöket, barátokat, és a munkavállalóink szócsövekként vihetik nekik a híreket
– mesélt hitvallásáról Róka Eszter. Nagyon fontosnak tartja a hídembereket is, akik több telephelyen is jelen vannak, ahová segítik az információk eljutását a központból. Olyan kollégák, akik erős bizalmi alapokkal rendelkeznek és viselkedésükkel példaként szolgálnak környezetük számára. Pozitív szemléletük és nyitottságuk révén hiteles és őszinte kommunikációt folytatnak, segítve a vezetők és a munkatársak együttműködését.
Mészégető Marcsi arra hívja fel a figyelmet, hogy náluk lényegében véve a tartalomgyártók influenszerek, hiszen legtöbbször ők jelennek meg a kamera előtt, ők beszélgetnek a podcastban és ők a műsorvezetők is a rendezvényeken. Mindenki megismeri őket, így aztán nagyobb valószínűséggel nyitják meg azokat a videókat, amikben ők szerepelnek.
Szerintem minden vállalatnál a legfőbb influenszer a top vezető, mindig azt az álláspontot képviselem, hogy a vezetők ne csak kifelé kommunikáljanak, hanem legalább annyira befelé is. Ha egy vezetői videót teszünk ki a platformokra, magasan a legkattintottabb tartalommá válik, főleg a nehéz időszakokban. Ez nagyon látszott a Covid első hulláma idején, óriási nézettséget hoztak a vezetői videók. Már vannak olyan CEO-k is, akik elkezdtek rendszeresen blogolni és vogolni
– fűzte hozzá Barathi Tamás.
A munkavállalók határozottak kiváncsiak egymásra, a különleges munkakörök és az új belépő kollégák mellett sokan szeretik a hólabda-effektust, hogy valaki bemutatkozik, és után kihívja XY-t a bemutatkozásra. A formátumokat tekintve is egyre bátrabbak, tehát már nem csak írott anyagokban mutatkoznak be, hanem rövid videók, belső podcastok is születnek.
Barathi Tamás szerint egy új belső kommunikációs felület bevezetésekor is érdemes egy belső influenszer csapatot összeállítani, akiknek feladata a szervezeten belül bemutatni, miért érdemes ezeket a platformokat olvasni, megnézni. Ők témákat is tudnak hozni, hiszen az információk egy része összefut náluk. Volt rá példa, hogy hálózatkutatást végeztek, felmérték a pozitív és negatív hangadókat, és belőlük építettek fel egy projektcsapatot a belső kommunikációs rendszer megalkotásához. Az ő véleményüket vették alapul, a felmérési szakasz után pedig a tesztüzemben vettek részt.
Közösséget építeni
A belső kommunikáció egyik legfontosabb feladata a sok telephellyel rendelkező közegekből közösséget építeni. Ebben segíthet, ha megpróbáljuk ösztönözni a kollégákat, hogy küldjenek infókat a végekről, akár egy fotót, rövid videót, osszák meg, hogyan érzik magukat, milyen a napjuk, és akkor ezekből lehet építkezni, netán külső kommunikációba is kirakni vagy toborzási anyagokba
– javasolta Barathi Tamás.
Mészégető Marcsi egy szép példát is tudott hozni erre a folyamatra: egy alkalommal egy torony tetején madárfészket találtak a munkatársak, majd segítségül hívták a madármentőket is. A történetek ők kirakták a portálra, és olyan népszerű volt, hogy végül kifelé is kommunikálták, és nagy sikert aratott.
Egyre gyakoribb az ilyen típusú tartalomtranszformáció, és ha ebbe bevonhatóak a kollégák, akkor nagy elérésre tehet szert a belső kommunikáció.
Számos módja van annak, hogy kapcsolódások épüljenek egy cégen belül. A vezetői szerepvállalás egy igen pozitív formájára hívta fel a figyelmet Barathi Tamás: gyakran kapnak automatikusan köszöntőt a születésnaposok, és van már olyan cég, ahol ebben az üzenetben egy videó is van, amelyben a vezérigazgató köszönti fel a munkatársat, hogy „jó reggelt, kolléga vagy kolléganő, Isten éltessen″. Ez még nem személyre szabott, de AI segítségével akár az is lehet.
Többen beszámoltak olyan fantázianevekkel elnevezett eseményekről, mint például a Coffee Corner, ahol a vezetőkkel rendszeresen közvetlen és személyes módon lehet találkozni, kérdezni tőlük. De hasonló a Coffee Rulett is, amelyre az jelentkezhet, aki szeretne kollégákkal megismerkedni, és kisorsolják egy-egy találkozás szereplőit. Viszont ehhez kapnak feladatot is, hogy legyen kontent a belső kommunikáció számára, például szelfit készítenek magukról, illetve ki kell deríteniük a másikról valami személyeset, és arról születik egy cikk vagy poszt.
Barathi Tamás arra is felhívja a figyelmet, hogy egy vállalaton belül sok kis közösség van, az általuk szervezett tevékenységekről, összejövetelekről is érdemes beszámolni, hogy mások is bekapcsolódhassanak, és aztán érdemes ezekhez az alulról jövő kezdeményezésekhez büdzsét is kapcsolni. Jó példa lehet erre egy cégen belüli falmászó-csoport.
Szöveg, video vagy podcast?
Róka Eszter szerint egy kutatásukból az derült ki, hogy még mindig az írott tartalmakat szeretik a kollégák, habár az az elvárás, hogy az ne legyen hosszú, 6,5 percet szeretnek szánni maximum egy anyagra. De abban a megszólalók egyetértettek, hogy audiovizuális tartalomra is van szükség, főként az on-boarding folyamatban.
Mészégető Eszter szerint érdemes alkalmazkodni a célcsoport életviteléhez: olyan kollégák, akik majdnem egész nap autóban ülnek, szívesen fognak podcastot hallgatni, míg az irodában dolgozók az írott szövegeket kedvelik inkább.
Visszajelzések a belső kommunikációban
Az adatokból kiolvasható, milyen tartalmakat szeretnek inkább a munkavállalók, sok helyen lehet a cikkeket kommentelni, és a meghívottak azt tapasztaták, hogy általában elég őszinték a kollégák. Ennek ellenére fontos lehetőséget biztosítani az anonim jelzésekre is.
Én egyszer közzétettem felhívást, hogy írjon, aki kávézna velem, az érdekelt, hogy a különböző területeken dolgozó kollégák mennyire elégedettek a belső kommunikációval. Ez annyira jól sikerült, hogy minden hónapban találkozom valakivel, és hamar betelnek az időpontok. Illetve minden területünknek van egy kommunikációs támogatója, ő ott van az adott a szervezeti egységben beágyazódva, és hozza onnan a híreket, illetve viszi is természetesen
– mondja Mészégető Marcsi.
Mi lesz 5-10 év múlva?
Róka Eszter szerint mindenképp személyre szabottabbak lesznek a tartalmak, erre már most is van igény, és a fejlesztések ebbe az irányba mutatnak. Az AI-nak biztosan lesz ebben szerepe, de tartalomgyártás még mindig emberi feladat:
A belső kommunikáció egy nagyon személyes műfaj, mindig akkor sikerülnek a legjobban az anyagaim, amikor face to face leülök az illetővel szemben és kapcsolódom hozzá, így derülnek ki a legérdekesebb történetek, ezt nem lehet AI-jal helyettesíteni.
Viszont egy komoly múltú nagycég használhat olyan AI-motort, amely alaptudással rendelkezik a vállalatról és hasznos lehet a belső kommunkáció számára is, mert rálátást biztosít a szervezet működésére, múltjára. Ezenfelül olyan multicégeknél, ahol 5-6 különböző nyelven beszélő emberek is vannak, használnak fordítóprogramokat is, valamint az is felmerült már, hogy a társosztályoktól kapott nagy mennyiségű információt, hogyan lehetne AI-jal strukturálni és összefoglalni. Erre már vannak próbálkozások. Barathi Tamás megjegyezte:
Én abban reménykedem, hogy 5-10 év múlva egy menedzsment számára már egyértelmű lesz, mi a vállalaton belüli belső kommunikáció súlya és jelentősége, így az egyre magasabb szintre tud kerülni.